La gestión de los Datos Maestros es una gran desconocida. Y sin embargo es la base para poder construir una estrategia de datos eficaz.
Según Wikipedia, los Datos Maestros son los datos básicos usados por los diferentes sistemas, aplicaciones y procesos en la empresa. Es decir, la información clave para identificar los elementos críticos de tu negocio: clientes, productos, proveedores, activos, etc.
Si trabajas con un ERP el término te sonará. Si no, seguramente sea la primera vez que oyes hablar de ellos.
Y sin embargo, son el pilar fundamental de cualquier política de datos. Porque de este tipo de datos depende que tengas identificado de manera unívoca cada elemento para poder «cruzarlo» con información de otros sistemas. Luego ya vendrá el Analytics. Primero los datos, luego la Inteligencia Artificial.
Si hasta ahora de lo que estoy hablando te suena a chino, déjame que te cuente una historia.
Trabajamos para una empresa que quería mejorar su proceso de gestión de datos. Con cientos de miles de referencias, el proceso de digitalización estaba siendo una pesadilla. Cada vez manejaban más datos y cada vez era más difícil hacer una gestión ordenada de la información.
El sistemas de ‘Exceles’ que usaban para intercambiar datos entre los diferentes departamentos, retrasaba los procesos y se estaba convirtiendo en un verdadero dolor de cabeza. Desde el Departamento de Marketing se quería agilizar el proceso de publicación de los productos en la página web y mejorar la relación con sus clientes. Pero el equipo de datos simplemente no podía. Lastrando el crecimiento y poniendo en riesgo los objetivos que se habían marcado en su Plan Estratégico.
«Tengo a tres personas en el Área de Datos dedicadas exclusivamente a la coordinación de los datos de los diferentes Departamentos» Nos dijo un directivo. «Necesito liberarlos del tiempo que dedican a tareas repetitivas para aumentar la capacidad el departamento. Cada vez tenemos más datos y no llegamos»
Éste es un caso típico en el que el Departamento responsable de datos está sobrepasado y levanta la mano. Fácil. Para mejorar la gestión de los datos existen herramientas específicas de MDM que automatizan y simplifican esta tarea. Problema resuelto.
Pero las cosas nunca son tan fáciles…
Cuando comenzamos un proyecto de este tipo, la eficiencia del área de datos suele ser la primera preocupación. Es el síntoma claro de que algo no funciona. Pero, como en muchas situaciones, el síntoma puede estar ocultando otras complicaciones que pasan desapercibidas.
Para ello, antes de empezar a trabajar con un cliente en un proyecto de Datos Maestros, siempre organizamos un taller. Una (o varias) sesiones en las que trabajar con el equipo para analizar conjuntamente las implicaciones que está teniendo en la empresa contar con una mala calidad de datos. Y cuantificarlas. En euros.
Algunos efectos negativos son más evidentes. Otros necesitan algo más de trabajo para ser descubiertos.
Si estás en un sector en el que se utilizan folletos impresos, es my fácil calcular cuánto dinero te están costando las reimpresiones por erratas. Obvio. O el porcentaje de devoluciones que estás teniendo en tu tienda online derivado de errores en los productos. El cliente recibió algo diferente a lo que había pedido. Lo quería rojo y se lo enviaste azul.
Ahora bien, ¿cuántos clientes estás perdiendo porque los datos son erróneos en tu base de datos? ¿A cuántos les estás bombardeando más de una vez porque aparecen duplicados en tu CRM? ¿Cómo afecta esto a la experiencia del cliente? Mala experiencia, menos ventas.
De primero de marketing.
Hay en algunos sectores en los que esta información es tan relevante que puede suponer el cierre de tu empresa. Imagínate que trabajas para el sector de la alimentación y no incluyes información sobre un alérgeno en uno de tus productos. Sí, en la empresa todo el mundo sabe que lleva cacahuete. Está recogido en la ficha de producto. Sin embargo, en algún punto no se incluyó esa información y el producto se está vendiendo sin la advertencia necesaria.
Si hay una inspección, la multa va a ser grande. Pero si alguien tiene una reacción alérgica, prepárate. Game Over.
Riesgos de baja probabilidad pero de gran impacto. Fácilmente solventables. Con una herramienta de MDM y unos procesos de gestión de datos robustos.
Bien.
En DECIDATA nos dedicamos a ayudarte en la gestión completa de tus datos. Desde la Calidad y Gobernanza hasta la definición de una Estrategia del Dato. Lo llamamos el DATAPLANNING. Una hoja de ruta detallada y por etapas con la que mejorar la gestión de tus datos e ir incorporando técnicas avanzadas de análisis de datos. Adaptándonos a tu ritmo. Y de manera global.
Y el primer paso de nuestro DATAPLANNING es la Calidad y la Gobernanza de Datos. Te apoyamos en la redefinición y mejora de tus procesos para asegurar que los datos que manejas son los adecuados. Reduciendo los errores y asegurando la confianza en la información de tus sistemas. Con el apoyo de la mejor herramienta del mercado, STEP, de nuestro partner Stibo-Systems.
Porque si vas a hacer una inversión en un sistema crítico, mejor hacerla con los mejores. Te ahorrará mucho dinero en el largo plazo.
Encantados de tener una conversación.
Iñaki Pertusa
Socio en DECIDATA
